Krajowy System e-Faktur stał się codziennością dla coraz większej liczby przedsiębiorców. W praktyce pierwsze miesiące korzystania z KSeF pokazują, że największym wyzwaniem nie jest samo wystawienie faktury, ale prawidłowa organizacja całego obiegu dokumentów.

Jakie błędy najczęściej pojawiają się w praktyce?

• Brak sprawdzenia, kto ma dostęp do KSeF – przedsiębiorcy nie zawsze prawidłowo nadają uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu.
• Błędne dane na fakturze – pomyłka w NIP, danych nabywcy czy innych elementach faktury może powodować konieczność jej korekty.
• Brak kontroli nad fakturami zakupowymi – faktura znajduje się w KSeF, ale nie zawsze trafia do osoby odpowiedzialnej za jej rozliczenie.
• Traktowanie KSeF jako zamiennika całego obiegu dokumentów – system przechowuje faktury, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z ich akceptacją, opisem czy przekazaniem do księgowości.
• Brak procedur na wypadek awarii lub niedostępności systemu – warto wcześniej wiedzieć, jak postępować w sytuacji problemów technicznych.
• Nieterminowe przekazywanie informacji do księgowości – dostępność faktury w KSeF nie oznacza, że księgowa zna wszystkie okoliczności dotyczące danego wydatku.
• Brak przygotowania pracowników – nawet najlepszy system nie wyeliminuje błędów, jeśli osoby wystawiające i odbierające faktury nie znają zasad jego działania.

KSeF to nie tylko nowe narzędzie do wystawiania faktur, ale zmiana sposobu organizacji dokumentacji w firmie. Dlatego warto już teraz sprawdzić, czy procedury stosowane w przedsiębiorstwie są dostosowane do nowych zasad.

Jeżeli masz wątpliwości dotyczące KSeF lub chcesz uporządkować obieg faktur w swojej firmie, skontaktuj się z naszym biurem – pomożemy przygotować rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej działalności.